Assinaturas de e-mail

Esse material visa propiciar instruções para a captura de imagens de novos colaboradores para a confecção das assinaturas de e-mail. Também, esclarece dúvidas sobre atualizações de cargos, e exclusão de fotos e arquivos que sejam sensíveis a LGPD (Lei de Garantia e Proteção e Dados). Além disso, é importante ressaltar a necessidade de manter a uniformidade visual nas assinaturas, garantindo que todos os colaboradores estejam alinhados com a identidade da nossa marca. Através de um padrão, reforçamos a imagem profissional da Alfa Transportes, transmitindo confiança e credibilidade em cada comunicação.

1.1 ELEGIBILIDADE DO COLABORADOR

O colaborador estará apto a fazer as fotos para ter a assinatura de e-mail somente após o término do período de experiência de 90 (noventa) dias. Até se completar esse período, o colaborador seguirá com a assinatura genérica, sem foto, idêntica às assinaturas de e-mail das agências.

1.2 FORMATO DO ARQUIVO DA IMAGEM E COMPARTILHAMENTO

As fotos deverão ter o formato JPEG, e o colaborador(a) deverá estar com o uniforme e o crachá visíveis. O compartilhamento do celular para o computador, poderá ser realizado via cabo, e-mail ou WhatsApp.

Se a transferência do arquivo para o computador se de der através do WhatsApp, a foto deverá ser enviada como um documento, pois dessa forma, a imagem não perderá qualidade e resolução.

1.3 CAPTURA DE IMAGENS

As fotos deverão ser tiradas com o celular deitado (Posição horizontal), deixando sempre espaços nas partes superior e laterais, conforme mostrados nos exemplos abaixo:

Uma vez transferidas para o computador, as imagens deverão ser disponibilizadas cada uma em sua respectiva pasta do Google Drive previamente compartilhada com os setores de RH de cada filial.

IMPORTANTE: Somente o departamento de Recursos Humanos da sua filial pode solicitar a criação, alteração e exclusão de fotos e assinaturas de e-mail.

1.4 SOLICITAÇÃO DA ASSINATURA

A solicitação da assinatura deverá ser realizada através da abertura de chamado para marketing@alfatransportes.com.br, onde o solicitante encaminhará a planilha com os dados dos colaboradores (arquivo disponibilizado na pasta raiz de cada filial). Essa planilha deverá vir preenchida, e não é necessário o envio das imagens via chamado.

1.5 DISPONIBILIZAÇÃO DA ASSINATURA E DA FOTO TRATADA

As assinaturas serão inseridas diretamente na caixa postal do colaborador no servidor, entretanto, uma cópia da assinatura ficará disponível dentro do diretório da respectiva filial, na pasta “Assinaturas IMGs”.

Somente o usuário o qual o marketing compartilhou a pasta da filial, deverá ter acesso a essa pasta, com poderes de editor ficando vetado a qualquer usuário, o compartilhamento do diretório por link público com colaboradores e terceiros.

1.6 ATUALIZAÇÃO DE DADOS

Sempre que um colaborador trocar de função, telefone, ele deverá pedir ao RH, para que solicite a atualização dos dados ao marketing. Nenhuma assinatura será atualizada através do pedido do próprio colaborador, salvo exceção do caso dos gestores.

Caso o colaborador queira alterar a foto da assinatura, ele deverá solicitar exclusivamente ao RH, para que os procedimentos descritos nos itens 1.2, 1.3 e 1.4 deste documento sejam devidamente cumpridos.