Cobrança e Faturamento

Confira abaixo uma seleção de perguntas e respostas desenvolvidas para orientar os colaboradores da Alfa Transportes no atendimento de demandas do dia a dia, seguindo os procedimentos e padrões estabelecidos pela empresa.

1) Preciso realizar uma solicitação de auxilio ou demanda junto a matriz via e-mail, qual as informações não podem faltar no e-mail pra que seja agilizado o atendimento?

Sempre envie, de forma objetiva, todos os dados do documento em questão, especificando qual é a necessidade para a solução do tema. Caso haja documentos para análise, anexe-os ao e-mail. Informe o número do documento no corpo da mensagem, copie todos os envolvidos no assunto e direcione o e-mail para a área pertinente. Os contatos dos setores da matriz estão disponíveis no site alfatransportes.com.br.

https://alfatransportes.com.br/unidades#contato_direto

2) Preciso solicitar uma liberação de CNPJ, como devo proceder?

A solicitação deve ser feita por e-mail ao setor de cobrança da matriz, informando o CNPJ do cliente que apresenta restrição. Os contatos dos colaboradores responsáveis estão disponíveis na aba “Contato Direto” do site, conforme link abaixo.

https://alfatransportes.com.br/unidades#contato_direto

3) Preciso enviar um pedido de anulação de CTE, qual o procedimento?

É necessário avaliar algumas situações antes de gerar a demanda ao departamento responsável pelo tema, considerando que um CTe substituto precisa ser emitido dentro do prazo legal exigido pelo SEFAZ, e que o processo de emissão do substituto é realizado pela matriz e pode levar até 48 horas após o recebimento de toda a documentação, devido à alta demanda. As análises básicas são:

• • • • Verificar se o CTe está pago. Caso esteja com o título baixado, não é possível prosseguir com a anulação.
      • Verificar se o tomador do CTe é pessoa física. Se for, também não é possível seguir com a anulação.
      • Se o motivo da anulação for troca de CNPJ ou alteração no local de entrega, o processo não poderá ser feito por meio de anulação.
      • Confirmar se o CTe está dentro do prazo de anulação, que é de 45 dias a contar da data de emissão. Se ultrapassar esse período ou estiver a 5 dias do vencimento, não será possível realizar a anulação por falta de tempo hábil.

Observação:

Para todos os casos em que não é possível realizar a anulação, deve-se acionar o setor Comercial por meio do e-mail descontos@alfatransportes.com.br, solicitando auxílio. No corpo do e-mail, inclua uma breve explicação sobre o motivo da necessidade de anular o CTe e emitir um novo, anexando os seguintes documentos: cópia da NF, cópia do CTe e cópia da nova nota, se for o caso. Adicione também os clientes envolvidos como destinatários, para que recebam as instruções do procedimento.

Para os casos em que é possível realizar a anulação (como erros de peso, erro de cotação, troca de tomador, erro de CFOP):

Desde que dentro do prazo fiscal de 45 dias e sem que a fatura esteja liquidada ou debitada, o procedimento é:

Enviar um e-mail para anulacao.cte@alfatransportes.com.br, com todos os clientes envolvidos em cópia. No corpo do e-mail, descreva o motivo da anulação e, em anexo, envie os documentos: cópia do CTe, cópia da nota e carta de correção, quando aplicável.

Observação:

A emissão do CTe substituto, a baixa da fatura do CTe a ser anulado e o ajuste de comissão são procedimentos realizados exclusivamente pela matriz. Caso a unidade ou filial emita um CTe sem autorização da matriz com a intenção de substituir outro documento, será necessário emitir um Recibo de Desconto Total referente ao novo CTe.

Em todos os casos, a unidade tem o dever de informar ao setor de Cobrança que o CTe ou a fatura envolvida no processo de anulação não poderá ser protestada ou debitada. Se o débito for efetuado, o processo de anulação será encerrado.

4) Preciso solicitar uma integração de EDI para um cliente. Qual o procedimento?

A integração EDI é uma das formas utilizadas para a troca de informações entre a transportadora e o cliente. Existem duas versões: Proceda 3.0 e Proceda 5.0. O padrão EDI possui quatro tipos de arquivos: Conemb, Doccob, Ocorren e Notifis. A forma de comunicação desses arquivos pode variar, sendo transmitidos por e-mail, FTP, SFTP ou API.

Antes de enviar uma solicitação ao setor de TI da Alfa para iniciar uma integração EDI, o colaborador deve alinhar com o cliente as seguintes informações:

a) Quais CNPJs do cliente serão integrados? (Informar todos).
b) Qual a forma de envio dos arquivos?

• • FTP ou SFTP: o cliente deve enviar o link, login e senha de acesso, além da orientação sobre em qual pasta os arquivos devem ser postados.
  • E-mail: o cliente deve informar os endereços de e-mail para direcionamento dos arquivos.

c) Solicitar ao cliente os layouts dos arquivos EDI e, se possível, um arquivo de exemplo de cada tipo: Conemb, Notifis, Ocorren e Doccob.
d) Enviar um e-mail para chamados@alfatransportes.com.br, contendo:

• • No corpo do e-mail, as informações dos itens a e b.
  • Nos anexos, os documentos citados no item c.

5) Preciso solicitar uma consulta de Serasa. Como proceder?

Basta enviar um e-mail com o CNPJ do cliente para o qual deseja realizar a consulta para qualquer colaborador da equipe de cobrança, conforme listado na aba “Contato Direto” do site www.alfatransportes.com.br.

6) Preciso solicitar uma reversão de fatura para um cliente. Como proceder?

Nos casos de devolução de frete FOB, ou erro de emissão do tomador de serviço podem ser tratados com o cliente para reversão do frete somente de fatura, onde o Dacte e XLM do CT-e ficam inalterados, esse procedimento precisa da autorização do cliente que irá ser o tomador, o useja, precisa criar um e-mail pro cliente tomador com a pergunta se ele aceita a reversão somente de fatura a que não altera o tomador fiscal no documento. Se ele aceita, envia o e-mail com o aceite do cliente para a equipe de cobrança, qualquer colaborador do contato direto que conste no setor “cobrança”.

7) Preciso solicitar o cancelamento de um CTe. Qual o procedimento?

Existem regras específicas para o cancelamento de um CTe. Ele pode ser cancelado quando:

1. 1. O CTe foi emitido e não manifestado, e ainda está dentro de 172 horas da emissão.
   2. Está dentro do período de fechamento, ou seja, foi emitido entre os dias 26 e 25 do mês vigente.

Não é possível cancelar quando:

1. 1. Já passou o prazo de 172 horas;
   2. Houve manifestação, mesmo dentro das 172 horas;
   3. O período de apuração da comissão foi encerrado (exemplo: CTe emitido dia 25 não pode mais ser cancelado no dia 26);
   4. O CTe foi emitido no dia 31 e a tentativa de cancelamento é no dia 1º (salvo exceções avaliadas pelo setor fiscal).

8) Cliente pediu alteração de prazo de faturamento. Qual prazo posso oferecer e como proceder?

A Alfa Transportes adota os seguintes padrões de faturamento:

• Diário, com prazo de vencimento de 1 a 30 dias;
• Semanal, com prazo de 1 a 30 dias;
• Quinzenal, com prazo de 1 a 22 dias.

O padrão da empresa é de 18 dias, mas podemos negociar qualquer prazo que se encaixe nos formatos citados, conforme a necessidade do cliente.

9) Recebi um frete à vista no ato da entrega ou durante a cotação. Como solicitar a baixa dessa cobrança?

• Se já houver CTe emitido, solicite ao cliente que realize o pagamento via QR Code do DACTE, o que garante a baixa automática no sistema.
• Se a cobrança for feita ainda na cotação, solicite os dados bancários da Alfa Transportes ao time de cobrança da matriz. Após a emissão do CTe, envie o comprovante de pagamento e o número do CTe para o e-mail pagamentos@alfatransportes.com.br para que a baixa seja processada.

10) Onde buscar o relatório de cliente inadimplentes para que possa realizar as cobranças junto aos devedores?

No sistema Atroll existe um relatório Chamado “ Pendencia da  Agencia” ele pode ser buscado pelo nome no campo de pesquisa conforme abaixo:

O usuário precisa apenas informar a data do dia atual para gerar o relatório, exemplo abaixo preenchido no dia 27/05/2025  para puxar o relatório de pendencia da Agencia 01 em 27/05/2025

A ultima folha do relatório contem a relação de faturas vencidas para a agencia seguir com a cobrança dos clientes inadimplentes.

11) Com quanto tempo a Alfa Transportes debita um titulo inadimplente da minha unidade?

Após 30 dias de vencido o titulo é descontado na comissão valor integral acrescidos de juros e taxa de baixa do boleto junto ao banco.

12) Qual o procedimento de envio de comprovantes de entrega para a Alfa, e quais são os documentos físicos obrigatórios o envio?

Todos os comprovantes de entrega baixado manual no caixa são obrigatório vir anexo ao relatório de caixa devidamente assinados, datados e carimbados pelo cliente, o envio deve ser frequente sem acumulados ou com falta de documentos anexo ao relatório. Os documentos cuja entrega foi feita a baixa pelo Aplicativo de baixa, será cobrado a foto legível do comprovante feita no ato da entrega, as baixas mobile não precisa ser enviado o documento físico, a unidade fica com a guarda por 120 dias se não houver demanda de substituição de foto ou comentários a ser tratados no painel de entregas referente a esses documentos os físicos referente a baixa mobile poderão ser descartados.

Observação: a falta de envio dos comprovantes físicos referente a baixa manual de forma diária ou frequente poderá acarretar em bloqueio de pagamento de comissão por falta de auditoria dos comprovantes, o que gera saldo é a auditoria só temos como auditar o que estamos de posse, e a ordem de envio deve ser cronológica.

13) Quais os motivos que podem levar ao bloqueio de pagamento da comissão da unidade? E o que fazer se bloqueado?

a)falta de envio ou atraso no envio dos comprovantes físicos de entrega de baixa manual.

b) o não envio ou emissão incorreta ou fora do mês vigente da nota fiscal de cobrança da comissão junto com o relatório de comissão assinado ao setor fiscal.

14) O cliente enviou um comprovante de pagamento, como proceder?

Solicitar ao cliente de qual cte ou fatura corresponde o comprovante de pagamento e assim que identificado o título pago, encaminhar o comprovante e a informação do titulo corresponde ao pagamento para o e-mail pagamentos@alfatransportes.com.br

15) O que eu encontro no relatório de Comissão da unidade, e qual a periodicidade de conferência do relatório?

O relatório de comissão da unidade orienta-se que seja conferido diariamente, pois diariamente ocorre lançamentos no mesmo, todo o comissionamento e saldo a receber da unidade está no relatório de comissão, durante o período de 26 a 25 o todos os lançamentos ficam detalhados no relatório um a um, no último dia do fechamento (todo dia 26 de madrugada) sistema agrupa os débitos comum fazendo um debito do valor acumulado de todos os débitos de mesmo motivo acumulados no mês, dificulta assim a conferencia posterior, então orienta-se que a conferência deve ser diária ou imprimir um cópia do relatório todo dia 25 após finalizado os lançamentos de emissão e entrega da unidade.

16) Encontrei uma divergência, um debito ou crédito, ou tenho duvida no relatório de comissão, o que eu faço?

Sempre análise a origem do debito pela descrição do mesmo, pela origem você aciona as áreas para que possa auxiliar na duvida:

a) Debito relacionado a desconto em cte, ou comissão de vendedores aciona setor comercial pelo e-mail descontos@alfatransportes.com.br

b) Debito relacionado a fatura ou custas de prorrogação de titulo, aciona setor contas a receber pelo contato direto departamento “cobrança”

c) Debito de avaria ou BO, aciona setor de pendencias pelo e-mail pendencias@alfatransportes.com.br

d)Debito de anulação de CT-e, aciona o setor de anulação pelo e-mail anulação.cte@alfatransportes.com.br

17) Como faço para que o cliente receba automático os e-mail de fatura, dacte, xml e comprovante de entrega?

A Alfa transportes concentra todo o cadastro de envio automático na área do cliente do site https://arearestrita.alfatransportes.com.br/login/

O acesso é por meio de login e senha, o ideal é que o cliente faça seu acesso e preencha os campos para receber o e-mail com a documentação nos dias de faturamento de forma automática, assim acaba ficando na responsabilidade dele a atualização cadastral, mas a unidade também tem como realizar o cadastro usando o cnpj da unidade, assim o sistema localiza e permite que a unidade faça o cadastro dos e-mail de envio automático ao cliente. Vide manual no link abaixo:

18) Onde consulto as faturas no sistema da Alfa?

Atualmente há duas possibilidades de consultar faturas:

1ª através da “área do cliente” em nosso site, pelo site possibilita o usuário a ter acesso aos documentos da Fatura, como Dacte, xml,relatório de excell,rastreamento dos cte e comprovantes de entrega, e poderá ver todos os títulos vencido e a vencer em aberto do cliente se inserido o cnpj do cliente para consultas.

2º através do sistema STT, no menu 5-Faturamento, opção “consulta Faturas” o usuário precisa saber o numero da fatura em questão para inserir no campo de pesquisa e obter os dados do titulo para consulta.

19) O sistema acusando CNPJ com restrição na emissão do CT-e, o que faço?

Vai direcionar um e-mail com o numero do cnpj que esta acusando o bloqueio ´para a equipe de cobrança informando que há um embarque para esse cnpj tomador acusando restrição, os contatos estão disponíveis no contato direto do nosso site www.alfatransportes.com.br na unidade “ 999-Matriz- Alfa Transportes” e setor “Cobrança” em seguida receberá um retorno com as orientações.

20) Preciso solicitar um desconto em frete, como proceder?

Todo o processo de desconto é tratado no setor comercial e existe varias etapas:

1. Verifica se procede o desconto, se não procede já trata com o cliente e explica a cobrança ao mesmo para liberação do pagamento
2. Se procede, a unidade precisa no sistema Atroll, gerar um “Recibo de Desconto” para o cte em questão, no valor do desconto desejado e informar o motivo do desconto no Recibo, após emitir o RD no sistema Atroll, precisa avisar o seu regional para que o mesmo aprove o desconto, após o Regional aprovar o RD, enviar o pedido de desconto para o setor comercial matriz através do e-mail descontos@alfatreansportes.com.br deve ser enviado no e-mail um breve comentário sobre o motivo do desconto, informar o numero do cte e já copiar o setor de cobrança nesse e-mail direcionado ao comercial, para que a fatura seja tratada. Somente após o Comercial matriz autorizar o desconto que o setor de cobrança poderá atualizar o boleto para pagamento.

Atenção: muita atenção. Não demore emitir o Rd uma vez definido a forma e valor de cobrança com o cliente, tente-se que a fátura não está vencida, se estiver avise setor de cobrança para atualizar o titulo até que finalize o trâmite de desconto. Ct-e já pagos. Liquidados não tem como lançar Desconto.

21) Não recebi as faturas para enviar aos cliente para pagamento, como proceder?

Os períodos de faturamento ocorrem sempre nas segundas, nos dia 11, dias 16 e 01 de cada mês, se a unidade não receber um e-mail contendo um arquivo pdf com as faturas geradas em anexo para que sejam direcionadas ao cliente acione imediatamente o setor de faturamento, os contatos estão no contato direto do site setor “Faturamento”.

Aviso: as faturas são enviadas para os e-mail que constam como contato da unidade em nosso site, é de extrema importância que os e-mail de contato informados no site estejam corretos e ativos.