COBRANÇA/FATURAMENTO
Confira abaixo uma seleção de perguntas e respostas desenvolvidas para orientar os colaboradores da Alfa Transportes no atendimento de demandas do dia a dia, seguindo os procedimentos e padrões estabelecidos pela empresa.
1) Preciso realizar uma solicitação de auxílio ou demanda junto a matriz via e-mail, qual as informações não podem faltar no e-mail pra que seja agilizado o atendimento?
Sempre deve enviar de forma objetiva todos os dados do documento sendo tratado, especificando qual a necessidade para solução do tema, se tiver documentos para análise, anexe ao e-mail os documentos, informe numero do documento no corpo de e-mail, copie todos os envolvidos interessados no assunto. E direcione para área pertinente ao assunto, os contatos das áreas na matriz estão disponíveis no site alfatransportes.com.br
2) Preciso solicitar uma liberação de CNPJ, como proceder?
Solicitar via e-mail para setor de cobrança da matriz, informar no e-mail o CNPJ do cliente que acusa restrição, e o contato dos colaboradores da cobrança estão na aba contato direto do site conforme abaixo:
3) Preciso enviar um pedido de anulação de CTE, qual o procedimento?
Avaliar algumas situações antes de gerar a demanda ao departamento que trata do tema, considerando que um CTE substituto precisa ser emitido dentro do prazo legal exigido pelo Sefaz e que o processo de emissão do substituto é feito na Matriz e pode levar até 48 hrs após toda a documentação estiver ok para emissão do substituto devido a alta demanda, as análises básicas são:
- consultar se o CTE está pago, se estiver pago com titulo baixado não podemos tratar anulação
- Consultar se o CTE em o tomador é pessoa física, se sim não podemos seguir com anulação
- Consultar se o motivo da anulação for troca de CNPJ ou troca de local de entrega, não podemos tratar com anulação
- Consultar se o CTE está no prazo de anulação de 45 dias da data de emissão do cte que deseja ser anulado. Se for superior a essa data ou estiver 5 dias do vencimento do prazo não temos como tratar a anulação por falta de tempo hábil.
Para os casos que cabem anulação:
- Erro de peso, erro de cotação, troca de tomador, erro de CFOP, e que estejam dentro do prazo fiscal de 45 dias e não esteja liquidado ou debitado a fatura. O procedimento a ser seguido é:
Enviar e-mail para anulação.cte@alfatransportes.com.br com todos os clientes envolvido no assunto em copia, no corpo do e-mail descrever o motivo da anulação, e em anexo enviar os documentos, copia de CTE, copia de nota, carta de correção quando for o caso.
Observação: a emissão do CTE substituto, a baixa da fatura do CTE que será anulado, o ajuste de comissão dos CTE, todos são feito pela matriz. Caso a unidade ou filial emita um CTE sem autorização da matriz para atender a substituição de um CTE a unidade terá que dar Recibo de desconto total ao CTE emitido.
Em todos os caso a unidade tem o dever de informar o setor de cobrança que o CTE ou a fatura envolvida no processo de anulação não pode ser protestada ou debitada, caso ocorra o débito encerra o processo de anulação.
4) Preciso solicitar uma integração de Edi para um cliente, qual o procedimento?
A integração Edi é um dos meios utilizados para troca de informações entre a transportadora e o cliente, existem duas versões Proceda 3.0 e Proceda 5.0. O padrão EDI possui 04 tipos de arquivo, Conemb, Doccob, Ocorren e Notifis. A forma de comunicação dos arquivos variam, podendo ser transmitidos por e-mail, ftp, sftp ou Api.
Dessa forma antes de criar um e-mail pedindo ao setor de TI da Alfa para fazer uma integração Edi, o colaborador deve organizar as informações junto ao cliente respondendo as questões abaixo:
- a) Quais CNPJ do cliente serão integrados? (informar todos)
- b) Qual a forma de envio dos arquivos?
FTP ou sftp, cliente deve mandar o link, o login e senha de acesso e orientação de que pasta postar os arquivos.
Email, cliente deve informar os e-mail para direcionamento dos arquivos
- c) Solicitar ao cliente os layouts dos EDI e se possível um arquivo de exemplo de cada tipo de arquivo (conemb,notifis,ocorren e doccob)
- d) Enviar para o e-mail chamados@alfatransportes.com.br um e-mail contendo:
Corpo de e-mail com os dados A e B, e no anexo os documentos citados no item C;
Para os casos que a interação é API não precisa de e-mail podem seguir apenas com a disponibilização das Api abaixo ao cliente.;
Api, cliente deve usar a Api padrão da Alfa, abaixo os links de integração por Api;
Api de rastreamento, segue ocorrencias do cte, mais comprovante de entrega na finalização da entrega:
Api de cotação, demanda de liberação por parte do setor regional e comercial.
5) Preciso solicitar uma consulta de serasa, como proceder?
Apenas envie um e-mail com o CNPJ do cliente qual deseja a consulta para qualquer colaborador da equipe de cobrança que consta no contato direto do site www.alfatransportes.com.br
6) Preciso solicitar uma reversão de fatura para um cliente, como proceder?
Os casos de devolução de frete Fob, ou erro de emissão do tomador de serviço podem ser tratados com o cliente para reversão do frete somente de fatura, onde o Dacte e xml do CTE ficam inalterados, esse procedimento precisa da autorização do cliente que irá ser o tomador, ou seja, precisa criar um e-mail pro cliente tomador com a pergunta se ele aceita a reversão somente de fatura a que não altera o tomador fiscal no documento. Se ele aceita, envia o e-mail com o aceite do cliente para a equipe de cobrança, qualquer colaborador do contato direto que conste no setor “cobrança”
7) Preciso solicitar o cancelamento de um CTe. Qual o procedimento?
Existem regras específicas para o cancelamento de um CTe. Ele pode ser cancelado quando:
- O CTe foi emitido e não manifestado, e ainda está dentro de 172 horas da emissão.
- Está dentro do período de fechamento, ou seja, foi emitido entre os dias 26 e 25 do mês vigente.
Para o estado do Mato Grosso (MT), o prazo de cancelamento é de 8 horas.
Não é possível cancelar quando:
- Já passou o prazo de 168 horas (ou 8 horas para o MT);
- Houve manifestação, mesmo dentro das 168 horas (ou 8 horas para o MT);
- O período de apuração da comissão foi encerrado (exemplo: CTe emitido dia 25 não pode mais ser cancelado no dia 26);
- O CTe foi emitido no dia 31 e a tentativa de cancelamento é no dia 1º (salvo exceções avaliadas pelo setor fiscal).
Para o estado do Mato Grosso (MT), após o prazo de 8 horas, será repassado o custo que o Sefaz do MT nos cobra de R$55,00 por CTE.
A solicitação do cancelamento deve ser direcionado para a equipe do Caixa da Matriz, os contatos estão no site na aba contato direto:
8) Cliente pediu alteração de prazo de faturamento, qual prazo consigo oferecer ao cliente e como proceder com o pedido de alteração?
A empresa Alfa possui os seguintes padrões de Faturamento:
- fechamento diário, com prazo de vencimento de 1 a 30 dias
- fechamento semanal, com prazo de 1 a 30 dias
- fechamento quinzenal, com prazo de 1 a 22 dias
Dentro desses períodos de vencimento podemos negociar o prazo que melhor enquadra o cliente, o padrão da alfa é 18 dias, mas se adapta dentro dos períodos acima citados para atender o cliente.
9) Recebi um frete a vista no ato da entrega ou na cotação de um embarque, como solicitar a baixa dessa cobrança?
R: para os casos onde a cobrança é a vista e já existe o CTE, o correto é solicitar que o cliente faça o pagamento pelo Qrcode do Dacte, o mesmo é justamente para esse procedimento e facilita assim a identificação e baixa do pagamento de forma automática.
Para os casos que a cobrança é feita na cotação, podem solicitar os dados bancários da Alfa ao time de cobrança da Matriz, e eles te orientarão para assim que emitido o CTE enviar o comprovante de pagamento e o número do CTE para o e-mail pagamentos@alfatransportes.com.br para que seja realizado a baixa do pagamento.
10) Onde buscar o relatório de cliente inadimplentes para que possa realizar as cobranças junto aos devedores?
No sistema Atroll existe um relatório Chamado “ Pendência da Agência” ele pode ser buscado pelo nome no campo de pesquisa conforme abaixo:
O usuário precisa apenas informar a data do dia atual para gerar o relatório, exemplo abaixo preenchido no dia 27/05/2025 para puxar o relatório de pendência da Agência 01 em 27/05/2025.
A ultima folha do relatório contem a relação de faturas vencidas para a agência seguir com a cobrança dos clientes inadimplentes.
11) Com quanto tempo a Alfa debita um titulo inadimplente da minha unidade?
Após 30 dias de vencido o titulo é descontado na comissão valor integral acrescidos de juros e taxa de baixa do boleto junto ao banco.
12) Qual o procedimento de envio de comprovantes de entrega para a Alfa, e quais são os documentos físicos obrigatórios o envio?
Todos os comprovantes de entrega baixado manual no caixa são obrigatório vir anexo ao relatório de caixa devidamente assinados, datados e carimbados pelo cliente, o envio deve ser frequente sem acumulados ou com falta de documentos anexo ao relatório. Os documentos cuja entrega foi feita a baixa pelo Aplicativo de baixa, será cobrado a foto legível do comprovante feita no ato da entrega, as baixas mobile não precisa ser enviado o documento físico, a unidade fica com a guarda por 120 dias se não houver demanda de substituição de foto ou comentários a ser tratados no painel de entregas referente a esses documentos os físicos referente a baixa mobile poderão ser descartados.
Observação: a partir de 27/10/2025. todas as baixas de entrega passam a ser obrigatória a foto do comprovante em sistema, tanto CTE quanto Minutas.
13) Quais os motivos que podem levar ao bloqueio de pagamento da comissão da unidade? E o que fazer se bloqueado?
O não envio ou emissão incorreta ou fora do mês vigente da nota fiscal de cobrança da comissão junto com o relatório de comissão assinado ao setor fiscal.
14) Cliente enviou um comprovante de pagamento, como proceder?
Solicitar ao cliente de qual CTE ou fatura corresponde o comprovante de pagamento e assim que identificado o titulo pago, encaminhar o comprovante e a informação do titulo corresponde ao pagamento para o e-mail pagamentos@alfatransportes.com.br
15) O que eu encontro no relatório de Comissão da unidade, e qual a periodicidade de conferência do relatório?
O relatório de comissão da unidade orienta-se que seja conferido diariamente, pois diariamente ocorre lançamentos no mesmo, todo o comissionamento e saldo a receber da unidade está no relatório de comissão, durante o período de 26 á 25 o todos os lançamentos ficam detalhados no relatório um a um, no ultimo dia do fechamento (todo dia 26 de madrugada) sistema agrupa os débitos comum fazendo um debito do valor acumulado de todos os débitos de mesmo motivo acumulados no mês, dificulta assim a conferencia posterior, então orienta-se que a conferência deve ser diária ou imprimir um copia do relatório todo dia 25 após finalizado os lançamentos de emissão e entrega da unidade.
16) Encontrei uma divergência, um debito ou crédito, ou tenho duvida no relatório de comissão, o que eu faço?
Sempre análise a origem do debito pela descrição do mesmo, pela origem você aciona as áreas para que possa auxiliar na dúvida:
- a) Débito relacionado a desconto em CTE, ou comissão de vendedores aciona setor comercial pelo e-mail descontos@alfatransportes.com.br
- b) Débito relacionado a fatura ou custas de prorrogação de titulo, aciona setor contas a receber pelo contato direto departamento “cobrança”;
- c) Débito de avaria ou BO, aciona setor de pendencias pelo e-mail pendencias@alfatransportes.com.br
- d) Débito de anulação de CTE, aciona o setor de anulação pelo e-mail anulação.cte@alfatransportes.com.br
17) Como faço para que o cliente receba automático os e-mail de fatura, dacte, xml e comprovante de entrega?
A Alfa transportes concentra todo o cadastro de envio automático na área do cliente do site https://arearestrita.alfatransportes.com.br/login/
O acesso é por meio de login e senha, o ideal é que o cliente faça seu acesso e preencha os campos para receber o e-mail com a documentação nos dias de faturamento de forma automática, assim acaba ficando na responsabilidade dele a atualização cadastral, mas a unidade também tem como realizar o cadastro usando o CNPJ da unidade, assim o sistema localiza e permite que a unidade faça o cadastro dos e-mail de envio automático ao cliente. Vide manual no link abaixo:
(link do manual)
18) Onde consulto as faturas no sistema da Alfa?
Atualmente há duas possibilidades de consultar faturas:
1ª através da “área do cliente” em nosso site, pelo site possibilita o usuário a ter acesso aos documentos da Fatura, como Dacte, xml, relatório de excell,rastreamento dos cte e comprovantes de entrega, e poderá ver todos os títulos vencido e a vencer em aberto do cliente se inserido o cnpj do cliente para consultas;
2º através da consulta de faturas do Atrol.
Onde consulto uma fatura no Atrol?
Acessa o menu: Faturamento, opção: “Consulta de Faturas”;
Nesse menu, o usuário encontrará a caixa de filtros conforme indicado abaixo:
A consulta pode ser realizada:
– Por agência;
– Por número de fatura;
– Por raiz de CNPJ do cliente;
– Por período de vencimento ou pagamento limitada a 60 dias o intervalo de data.
Instrução de preenchimento do filtro: se optar por filtro agência, o usuário deve preencher as datas também respeitando o intervalo de 60 dias, ele precisa preencher as datas início e fim de acordo com o que ele deseja ver se é somente vencimento ou pagamento, só preenche uma das referências de data. Se for optar pelo número da fatura, somente o número da fatura deve ser preenchido. Se optar pela Raiz de CNPJ, deve informar a raiz do CNPJ e uma das referências de data. Após preenchido basta clicar no botão “Filtrar”.
O relatório aparecerá em tela conforme abaixo, onde estando o usuário logado na área do cliente, o sistema já busca os documentos de forma automática na área do cliente (faturas, dacte, xml) para os casos de fatura em aberto, basta clicar no botão “Boleto”, para visualizar os cte da fatura basta clicar no botão Verde “ Ver cte da Fatura”, a relação dos cte será mostrada na segunda quebra de página abaixo das faturas:
Exemplo de visualização dos cte da fatura, 6373676, ultima do relatório, clica no botão “ver CTE da Fatura correspondente a fatura citada, e o sistema demonstra abaixo os documentos que a compõe:
Também é possível por essa consulta ir pro painel de cte e visualizar todos os dados do documento, porém essa ação finaliza essa tela de consulta, tendo que retornar e refazer todos os filtros para entrar na consulta novamente.
19) Onde consulto as faturas em aberto inadimplentes da minha unidade?
Acessa o menu: Faturamento, opção: “Consulta de Faturas”
Nesse menu, o usuário encontrará o botão “Extrair Relatório” conforme abaixo:
Após clicar no botão “Extrair Relatório” o usuário deve preencher a Agência, e a data que deseja visualizar os títulos inadimplentes;
Observação: sempre informar a data do dia atual, nesse exemplo estamos no dia 16/09/2025 e a data a ser informada para o relatório vir correto será 16/09/2025. Assim visualizará somente os títulos vencidos da agencia para cobrança:
Os e-mail apresentados no relatório são os e-mail para o qual sistema enviou o título de forma automática ao cliente, são os e-mail cadastrados na área do cliente pela própria unidade ou cliente para recebimento automático dos arquivos.
20) Sistema acusando CNPJ com restrição na emissão do CTE, o que faço?
Vai direcionar um e-mail com o número do CNPJ que está acusando o bloqueio para a equipe de cobrança informando que há um embarque para esse CNPJ tomador acusando restrição, os contatos estão disponíveis no contato direto do nosso site www.alfatransportes.com.br na unidade “ 999-Matriz- Alfa Transportes” e setor “Cobrança” em seguida receberá um retorno com as orientações.
21) Preciso solicitar um desconto em frete, como proceder?
Todo o processo de desconto é tratado no setor comercial e existe varias etapas:
- Verifica se procede o desconto, se não procede já trata com o cliente e explica a cobrança ao mesmo para liberação do pagamento;
- Se procede, a unidade precisa no sistema Atroll, gerar um “Recibo de Desconto” para o CTE em questão, no valor do desconto desejado e informar o motivo do desconto no Recibo, após emitir o RD no sistema Atroll, precisa avisar o seu regional para que o mesmo aprove o desconto, após o Regional aprovar o RD, enviar o pedido de desconto para o setor comercial matriz através do e-mail descontos@alfatreansportes.com.br deve ser enviado no e-mail um breve comentário sobre o motivo do desconto, informar o número do CTE e já copiar o setor de cobrança nesse e-mail direcionado ao comercial, para que a fatura seja tratada. Somente após o Comercial matriz autorizar o desconto que o setor de cobrança poderá atualizar o boleto para pagamento.
Atenção: Muita atenção. Não demore emitir o RD uma vez definido a forma e valor de cobrança com o cliente, tente-se que a fatura não está vencida, se estiver avise setor de cobrança para atualizar o titulo até que finalize o trâmite de desconto. Ct-e já pagos. Liquidados não tem como lançar Desconto.
22) Não recebi as faturas para enviar aos cliente para pagamento, como proceder?
Os períodos de faturamento ocorrem sempre nas segundas, nos dia 11, dias 16 e 01 de cada mês, se a unidade não receber um e-mail contendo um arquivo pdf com as faturas geradas em anexo para que sejam direcionadas ao cliente acione imediatamente o setor de faturamento, os contatos estão no contato direto do site setor “Faturamento”.
Aviso: as faturas são enviadas para os e-mail que constam como contato da unidade em nosso site, é de extrema importância que os e-mail de contato informados no site estejam corretos e ativos.